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ERP kaufen: Wichtige Kriterien für die Auswahl einer passenden Lösung

ERP-Software kaufen:
Was muss ich bei der Auswahl einer passenden Business-Lösung beachten?

Die Themen Geschwindigkeit, Reaktionsfähigkeit und Effizienz spielen für Unternehmen eine immer wichtigere Rolle, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Informationen, Daten und Ressourcen müssen heutzutage schnellstmöglich zur Verfügung stehen. Dies können Betriebe durch den Einsatz leistungsfähiger Hardware und intelligenter Business-Software erreichen.

Durch den wachsenden Anspruch in den letzten Jahren sind Programm-Anwendungen im Bereich Enterprise Resource Planning (ERP) immer mehr in den Vordergrund gerückt. Sie ermöglichen, alle wichtigen Geschäftsbereiche eines Unternehmens abzubilden und helfen der Geschäftsführung dabei, den umfassenden Überblick über vorhandene Ressourcen und Prozesse zu behalten. Da sie aus der heutigen Entscheidungspraxis kaum mehr wegzudenken sind, setzen immer mehr Firmen darauf, ein passendes ERP für den eigenen Betrieb zu kaufen.

Welche Gründe sprechen dafür, ein (neues) ERP-System zu kaufen?

Sobald Unternehmen erkennen, dass ihre IT-Infrastruktur nicht mehr mit den aktuellen Anforderungen und immer komplexeren Geschäftsprozessen mithalten kann, muss eine Lösung gefunden werden, die auch langfristig die Wettbewerbsfähigkeit sichern kann. Oftmals entscheiden sie sich dafür, ein neues ERP-System zu kaufen oder erstmalig eine entsprechende Lösung einzuführen. Nur so können Betriebe profitabel und effizient am Markt agieren. Oft sprechen zusätzlich noch weitere Gründe für den Kauf einer ERP-Software:

Auch mit einer bereits vorhandenen ERP-Lösung gibt es oftmals eine Menge guter Gründe, sich für den Umstieg auf eine andere Software zu entscheiden und ein neues bzw. anderes ERP-System zu kaufen:

Unter diesen Umständen ist es meist an der Zeit, eine neue, leistungsfähigere ERP-Software zu kaufen. Schließlich benötigen Sie in Ihrem Betrieb eine Business-Lösung, die einfach und bequem in der Bedienung ist, moderne Funktionen liefert und Ihnen einen Wettbewerbsvorteil bringt. Zudem sollte sie in der Lage sein, sich den aktuellen Gegebenheiten anzupassen, beispielsweise durch die Bereitstellung unterschiedlicher Module, die sich abhängig von Ihrem Bedarf an- und abschalten lassen.

Welche Kriterien sind für die Kaufentscheidung wichtig?

Grundsätzlich können Sie sich bei der Auswahl Ihres neuen ERP-Systems an folgenden Kriterien orientieren:

Wichtig ist, dass Sie Ihre Auswahl für ein geeignetes ERP-System sorgfältig treffen, damit es langfristig zum Wettbewerbsvorteil für Sie wird und Sie zudem nicht von versteckten Kosten überrascht werden. Informieren Sie sich daher im Vorfeld eingehend mit dem Angebot und sprechen Sie auch mit Ihren Mitarbeitern. Oftmals bringen diese noch andere Sichtweisen und Anforderungen mit. So können Sie eine Vielfalt an Kriterien berücksichtigen und letztlich die richtige Wahl treffen.

Die Inhalte unseres ERP-Kaufratgebers im Überblick

Damit Sie ein ERP-System finden, das zu den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens passt, liefern wir Ihnen in diesem Ratgeber wichtige Informationen, die Sie bei Ihrer ERP-Kaufentscheidung unterstützen.

Sie erfahren beispielsweise, mit welchen ERP-Funktionen ein gutes Programm 2018 ausgestattet sein sollte und welche Software-Lösungen es aktuell auf dem Markt für verschiedene Zielgruppen gibt. Außerdem gehen wir darauf ein, welche Punkte Sie bei der ERP-Einführung – sowohl beim Neukauf als auch bei einem ERP-Wechsel – berücksichtigen sollten. Abschließend vergleichen wir On- Premise-ERP und Cloud-Lösungen und verraten Ihnen, welche Kosten Sie für ein gutes ERP-Programm einplanen müssen.

Mit unseren ausführlichen Informationen helfen wir Ihnen bei der Kaufentscheidung, sodass Sie letztlich ein ERP-System finden, das Sie in Ihrem Unternehmen gewinnbringend nutzen können und den größtmöglichen Nutzen für Sie bietet.

  1. ERP-Funktionen: Welche Module und Features sollte ein gutes ERP-System bieten?

  2. Was muss bei der ERP-Einführung bzw. einem Wechsel berücksichtigt werden?

  3. Welche Anforderungen an ein ERP-System haben bestimmte Zielgruppen?

  4. On-Premise-ERP vs. Cloud-ERP: Welche Lösung ist besser für mein Unternehmen geeignet?

  5. Mit welchen ERP-System-Kosten muss ich bei der Anschaffung einer modernen Lösung rechnen?

ERP-Funktionen: Welche Module und Features sollte ein gutes ERP-System bieten?

Da ERP-Systeme der informationstechnischen Unterstützung aller wichtigen Geschäftsprozesse in einem Unternehmen dienen, stellen sie eine große Bandbreite verschiedener ERP-Funktionen zur Verfügung. Somit ist es möglich, Software-Lösungen zum Enterprise Resource Planning in den unterschiedlichsten Firmenbereichen einzusetzen.

Welche Module und Funktionen braucht ein gutes ERP?

Viele ERP-Systeme sind heute in Module unterteilt. So ist es dem Unternehmen möglich die Programmpakete von ihrem Leistungsumfang her wesentlich besser an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen zu können. Ein weiterer entscheidender Vorteil der Modularität: Lizenzkosten lassen sich ebenfalls flexibel auf die Anforderungen und das Budget zurechtschneiden. So bezahlen Sie immer nur für die Module und ERP-Funktionen, welche Sie tatsächlich benötigen. Anpassungen des Leistungsumfangs sind in der Regel jederzeit möglich.

Die wichtigsten Kern-Module von ERP:

Je nach Branche und Betriebsgröße können sich ERP-Module unterscheiden. Dennoch ist bei den meisten ERP-Anbietern ein gewisser Basis-Leistungsumfang üblich. Jedes gute ERP-System sollte grundsätzlich entsprechende Module für die folgenden vier Kernbereiche umfassen:

Produktion
Materialbedarfsplanung, Kapazitätswirtschaft, Produktionsprogramm-Planung, Betriebsdatenerfassung etc.
Lager und Logistik
Einkauf/Disposition, Materialwirtschaft etc.
Finanz- und Rechnungswesen
Bilanz und GuV, Fakturierung, offene Posten etc.
Personalwesen
Lohn- und Gehaltsabrechnung, Fehlzeitenverwaltung, Karriereplanung etc.

Die Basis-Module eines guten ERP-Systems sollten in jedem Fall mit bereichsübergreifenden ERP-Funktionen ausgestattet sein, um alle damit verbundenen Geschäftsprozesse möglichst effizient planen, steuern und kontrollieren zu können. Hierfür besitzen die Lösungen in der Regel eine zentrale Datenbank, über welche die einzelnen Funktionen miteinander verknüpft sind. Eine effiziente Prozessplanung ist somit über alle Ebenen und Abteilungen im Unternehmen hinweg sichergestellt – egal ob Sie ERP-Software zur Bilanzierung, Warenwirtschaft oder im Management einsetzen.

Weitere ERP-Funktionen, die häufig zur Auswahl stehen:

Meist können Sie nach Bedarf aus Zusatz-Modulen mit weiteren modernen ERP-Funktionen wählen:

Projektmanagement
Ressourcenplanung, Reportings, automatisches Berichtswesen etc.
E-Commerce
Shop-Anbindungen und Schnittstellen, Transaktionen etc.
Marketing
Zielgruppenauswahl, Durchführung von Kampagnen etc.
Customer Relationship Management (CRM)
Kontakt- und Kundenverwaltung, Kundenbeziehungsmanagement, etc.
Vertrieb
Verkaufsprozessanalyse, Budget- und Umsatzanalyse etc.
Controlling
Überwachung, Aufbereitung und Analyse von Daten, Ursachenforschung etc.

Praktische Zusatzfeatures

Darüber hinaus gibt es einige bereichsübergreifende ERP-Funktionen, die sich keinem speziellen Geschäftsbereich zuordnen lassen, sondern den Geschäftsbetrieb universell unterstützen:

Diese Zusatzfunktionen können weitere Prozesse noch effizienter gestalten und Ihnen die Arbeit in einigen Bereichen erleichtern. Daten, Dokumente und weitere Informationen lassen sich damit zentral sammeln und langfristig speichern. So vermeiden Sie redundante Datenerfassungen und ermöglichen aussagekräftige Analysen betrieblicher Kennzahlen. Bedenken Sie jedoch auch, dass zusätzliche Funktionen auch Pflege, Zusatzkosten und Einarbeitung bedeuten. Sie sollten daher den Nutzen dieser Zusatzfunktionen unbedingt vorher abwägen.

Welche Vorteile bietet ein gutes ERP?

Ein gutes ERP sorgt dank vieler effizienter Module und ERP-Funktionen dafür, dass Sie jederzeit einen optimalen Überblick über sämtliche Geschäftsprozesse und die aktuelle Entwicklung Ihrer Firma haben. Durch ein komfortables Dashboard oder Cockpit des Programms sehen Sie auf einen Blick alle Kennzahlen und können bei Bedarf auch tiefer in die Ebenen des Produktes einsteigen. Außerdem kann ein ERP-System die Produktivität und Effizienz innerhalb Ihres Betriebs um ein Vielfaches steigern, da Prozesse vereinheitlicht und automatisiert werden. Somit profitieren Sie von folgenden ERP-Vorteilen:

Ein modernes und aktuelles ERP-System von 2018 liefert der Geschäftsleitung, sowie auch den Mitarbeitern viele innovative Werkzeuge für eine langfristig gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit.

Gründe von Unternehmen für die Einführung eines ERP-Systems

Diagramm: Gründe von Unternehmen für die Einführung eines ERP-Systems

ERP-Systeme in der Übersicht: Welche empfehlenswerten Programme gibt es auf dem Markt?

ERP-Systeme sind längst nicht mehr allein auf Anforderungen von Großunternehmen zugeschnitten. Mittlerweile ist die Anzahl der Hersteller und Anbieter stark gewachsen. Dementsprechend unterscheiden sich die auf dem Markt erhältlichen Unternehmenssoftware-Lösungen inklusive ihrer ERP-Funktionen auch im Hinblick auf Art, Leistung und Umfang. So finden auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) das passende ERP-Programm für ihre Zwecke.

Der ERP-Markt für große Unternehmen und Konzerne wird von wenigen großen Herstellern mit langjähriger Erfahrung dominiert:

Mittelständische Betriebe hingegen können sich bereits über eine wesentlich breitere Auswahl an System-Anbietern freuen. Dazu gehören unter anderem:

Immer mehr an Bedeutung gewinnen außerdem Cloud-ERP-Lösungen wie beispielsweise:

Webbasierte Systeme eignen sich ideal für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), da diese meist einen überschaubaren Leistungsumfang mitbringen und somit auch übersichtlich bleiben. Funktionen, die nur in großen Unternehmen benötigt werden, sind meist in der Standardausführung erst gar nicht enthalten. Zudem ermöglicht die Cloud-Lösung auch die Arbeit von unterwegs.

Was muss bei der ERP-Einführung bzw. bei einem ERP-Wechsel berücksichtigt werden?

Mit der Implementierung eines neuen ERP-Systems verfolgen Firmen unabhängig von der Betriebsgröße folgendes Ziel: Alle Unternehmensressourcen umfassend von einer zentralen Datenbank aus zu managen, um wichtige Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Damit die ERP-Einführung zum gewünschten Erfolg führt, gilt es das Vorhaben gut vorzubereiten und alle Ziele möglichst genau zu definieren. Zudem sollte man sich ausreichend Zeit für die Einführung eines ERP-Systems nehmen, da auch Mitarbeiter im Umgang mit dem Programm geschult werden müssen.

Module eines ERP-Systems

Checkliste für die ERP-Implementierung: Diese Punkte sollten Sie berücksichtigen

Sie haben sich dazu entschieden, erstmalig in Ihrem Unternehmen ein ERP zu implementieren? Dann sollten Sie zunächst ein Lastenheft erstellen. Dieses ist eine wichtige Voraussetzung für die erfolgreiche ERP-Einführung und bildet die Basis für Ihr weiteres Vorgehen. Unter einem Lastenheft versteht man eine Art Anforderungsliste, die Sie an ein neues ERP-System haben. Definieren Sie darin zum Beispiel, welche Bereiche die Business-Software in Ihrem Betrieb abdecken muss und was Sie damit erreichen wollen. Sie haben die Möglichkeit, Ihr Lastenheft beispielsweise in Form einer Excel-Liste anzulegen. Anschließend können Sie sich an der folgenden Vorgehensweise orientieren:

  1. Anbieter suchen 
    Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Programme es auf dem ERP-Markt gibt. Ziehen Sie Lösungen in die engere Auswahl, die den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht werden. Die Software sollte Ihre Bedürfnisse funktional abdecken und sich flexibel an zukünftige Gegebenheiten anpassen lassen. Ein wichtiges Indiz sind außerdem mögliche bekannte Referenzkunden und ein angemessenes Preis-/Leistungsverhältnis.

  2. Pflichtenheft erstellen 
    Erstellen Sie auf Grundlage Ihres Lastenhefts ein Pflichtenheft. Dieses konkrete Einsatzkonzept nutzen Sie ab sofort für Anfragen bei potenziellenSystem-Anbietern. Definieren Sie darin unter anderem, welche Mitarbeiter nach der ERP-Einführung mit welchen IT-Funktionen arbeiten werden. Es bildet die Basis für die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und dem Provider bzw. Anbieter. Weiterhin hilft es Ihnen im Vorfeld bei der Kostenkalkulation.

  3. Testsystem aufsetzen 
    Bevor Sie ein ERP-System kaufen, sollten Sie sich von Ihrem Anbieter demonstrieren lassen, wie die technische Umsetzung einzelner Prozessschritte nach der ERP-Einführung im Detail funktioniert. Hierfür kann meist auch ein Testsystem aufgesetzt werden. Idealerweise sollten alle Tests direkt mit Echtdaten durchgeführt werden. So können sich Ihre Mitarbeiter bereits mit dem Programm vertraut machen und es entsteht eine realistische Arbeitsumgebung, die eventuelle Fragen aufdeckt.

  4. Anpassungen realisieren 
    Während und nach der Testphase können Anpassungen vorgenommen und programmiert werden, bevor die finale ERP-Implementierung in Ihrem Unternehmen erfolgt. Das ist entweder in einem Zug oder alternativ auch schrittweise möglich. Die zweite Option bietet den Vorteil, dass jeder Programmier-Schritt überprüft wird und dadurch Feinjustierungen besser durchgeführt werden können.

  5. Alte IT-Landschaft ablösen 
    Häufig setzen Unternehmen – vor allem kleinere Firmen – unterschiedliche Anwendungen für die verschiedensten Zwecke ein. Machen Sie am besten eine Bestandsaufnahme der Software- und Hardware-Komponenten in Ihrem Betrieb, um eine genaue IT-Landkarte zu zeichnen. Das hilft Ihnen, unnötige Applikationen zu identifizieren und deren Funktiongegebenenfalls in Ihr neues ERP zu integrieren, um alle Daten in einer einheitlichen Datenbank zu speichern. So lösen Sie Ihre bestehende IT-Landschaft durch eine moderne ab.

  6. Schulungen organisieren 
    Es ist besonders wichtig, dass im Projektteam genügend Wissen und Know-how vorhanden ist, um die ERP-Einführung erfolgreich abzuwickeln. Deshalb sollten Sie sich darum kümmern, eventuelle Lücken mit Schulungen oder Weiterbildungen rechtzeitig zu schließen. So bauen Sie langfristig, themenspezifisches Wissen in Ihrer Firma auf.

Sobald Ihr System nach der Anpassungsphase rund läuft, ist die ERP-Einführung erfolgreich abgeschlossen und Sie können mit dem Echtbetrieb beginnen.

Was muss ich bei einem ERP-Wechsel beachten?

Sie wollen vom bestehenden ERP-System auf eine neue Lösung in Ihrem Betrieb umsteigen? Dann gibt es ebenfalls einige Punkte, auf die Sie beim ERP-Wechsel achten sollten:

Die obigen Punkte können sowohl bei der Einführung eines neuen ERP-Systems als auch bei einem ERP-Wechsel Teil Ihres Lastenheftes sein.

ERP-Projekt: Wie kann ich das Scheitern verhindern?

Man hört immer wieder von gescheiterten ERP-Projekten in Unternehmen. Meist liegt das nicht nur an einer mangelhaften Vorbereitung oder der Komplexität der einzuführenden Software. In erster Linie führen nicht-technische Gründe dazu, dass ERP-Einführungen und -Wechsel scheitern. Daher sollten Sie von vornherein mögliche Stolpersteine aus dem Weg räumen:

Orientieren Sie sich an diesen Empfehlungen! So vermeiden Sie Fehler und räumen Probleme bei der ERP-Einführung von vornherein aus dem Weg.

Gibt es auch ERP-Software für Mac?

Auf dem Markt verbreiten sich seit einigen Jahren immer mehr ERP-Systeme in Form von SaaS-Lösungen bzw. Cloud-ERP. Die meisten webbasierten Anwendungen sind plattformunabhängig, das heißt, sie laufen nach der ERP-Einführung nicht nur als Business-Software auf Windows-Rechnern, sondern ebenfalls auf folgenden Geräten mit OS X Betriebssystem:

Dementsprechend können Sie die Programme problemlos als Business-Software für Apple Mac verwenden. Einige bekannte Produkte sind zum Beispiel:

Welche Anforderungen an ein ERP-System haben bestimmte Zielgruppen?

Egal ob Sie in Ihrem Unternehmen Aufträge erfassen, Rechnungen erstellen oder die Verfügbarkeit von Ressourcen und Personal planen müssen – mit Hilfe des richtigen ERP-Systems können Sie zahlreiche Aufgaben in Ihrem Betrieb einfacher, schneller und effizienter erledigen. Moderne Business-Software hilft nahezu allen Branchen dabei, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Aber welche Programm-Lösung kommt am besten für Ihr Geschäft in Frage?

Was muss ein modernes ERP-System in speziellen Branchen abdecken?

ERP-Software kommt vor allem in folgenden Branchen und Industriezweigen zum Einsatz:

VERARBEITENDES
GEWERBE
BAUGEWERBE
Handel
Maschinen- und
Anlagenbau
Energie
Wasserversorgung
Öffentliche
Verwaltung
Gesundheits- und
Sozialwesen
Land- und
Forstwirtschaft
Kreditgewerbe
Versicherungsgewerbe
Gastgewerbe

Allerdings gibt es im Hinblick auf die Abläufe der Geschäftsprozesse von Unternehmen meist große branchenspezifische Unterschiede. Jede Firma hat daher andere Anforderungen an ein ERP-System. Beispielsweise sind die Abläufe eines Handwerksbetriebs komplett anders als bei einem Service-Dienstleister aus dem Bereich E-Commerce. Aktuelle ERP-Software muss sich den individuellen Bedürfnissen von Firmen aus unterschiedlichen Wirtschaftszweigen perfekt anpassen können. Im Folgenden möchten wir am Beispiel von vier speziellen Wirtschaftszweigen beleuchten, welche Relevanz der Einsatz eines leistungsfähigen ERP-Systems im Detail haben kann:

ERP-Software für Handwerksbetriebe
ERP-Software für
Handwerksbetriebe
ERP-Software für den Handel
ERP-Software für
den Handel
ERP-Software für Ecommerce
ERP-Software für
Ecommerce
ERP-Software für die Lebensmittelindustrie
ERP-Software für
die Lebensmittelindustrie

Um die bestmögliche Branchenabdeckung in Ihrer Firma zu erreichen, können Sie zu einer speziellen Branchenlösung greifen. Es handelt sich hierbei um besondere Programm-Erweiterungen, welche viele ERP-Anbieter neben der regulären Standardsoftware aus ihrem Sortiment verkaufen. Seriöse Partner-Unternehmen mit fundierten Branchen-Kenntnissen kümmern sich um die Entwicklung dieser maßgeschneiderten Lösungen. Mit einer speziellen Branchensoftware für Ihren Betrieb stellen Sie sicher, dass sich Ihr ERP-System optimal an die Anforderungen Ihres Wirtschaftszweiges anpassen kann.

Wer profitiert tendenziell am meisten vom Einsatz eines ERP-Systems – kleine, mittlere oder große Unternehmen?

In der Vergangenheit war der Einsatz von ERP-Systemen zum Großteil in Großunternehmen und Konzernen verbreitet. Heute verwenden immer mehr kleine und mittlere Unternehmen (KMU) moderne ERP-Lösungen. Mit der Investition in eine leistungsfähige ERP-Software profitieren KMU von denselben Vorteilen wie große Betriebe. Auch der Mittelstand steht aufgrund des immer stärker werdenden Konkurrenzdrucks vor großen Herausforderungen.  Der stark umkämpfte Markt verlangt von KMU ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren und flexibel  auf neue Anforderungen zu reagieren. Aus diesen Gründen konnten sich ERP-Lösungen auch im Mittelstand verstärkt etablieren. Passgenaue ERP-Systeme eröffnen KMU neue Chancen auf dem Markt und helfen ihnen, ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu steigern.

ERP-Software eignet sich aber nicht nur für den Mittelstand. Die vielseitigen Lösungen können genauso für Kleinbetriebe eine optimale Unterstützung bei deren täglichen Aufgaben darstellen. Das liegt hauptsächlich an ihrem modularen Aufbau und der Skalierbarkeit. Für kleine und Kleinstunternehmen hat die Verwendung moderner ERP-Systeme in den vergangenen Jahren daher ebenfalls zunehmend an Bedeutung gewonnen. Neben Kleinunternehmen profitieren außerdem schnell wachsende Firmen wie beispielsweise Startups vom Einsatz eines ERP-Systems. Mit Hilfe einer aktuellen Enterprise-Resource-Planning-Software machen sie sich neue Technologien zunutze, die sie dabei unterstützen, ihre Strukturen zu modernisieren und mit den aktuellen Markt-Anforderungen Schritt zu halten.

On-Premise-ERP vs. Cloud-ERP: Welche Lösung ist besser für mein Unternehmen geeignet?

Grundsätzlich sind sowohl On-Premise ERP-Systeme als auch Enterprise-Resource-Planning-Programme in der Cloud-Variante dazu in der Lage, die Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu automatisieren und bestmöglich abzudecken. Jedoch zeichnen sich die System-Modelle durch verschiedene Vor- und Nachteile aus. Betriebe sollten deshalb idealerweise im Vorfeld abwägen, worauf es ihnen bei Business-Software in erster Linie ankommt. Wir helfen Ihnen herauszufinden, ob ein Cloud-ERP oder ein On-Premise-System besser zu den individuellen Anforderungen Ihrer Firma passt.

Was sind On-Premise ERP-Systeme?

Unter dem Begriff On-Premise-ERP versteht man grundsätzlich Enterprise-Resource-Planning-Lösungen, denen ein spezielles Lizenz- und Nutzungsmodell auf Server-Basis zugrunde liegt:

Um ein On-Premise-ERP in Ihrem Unternehmen zu betreiben, haben Sie demnach zwei Möglichkeiten:

  1. Sie richten ein eigenes Rechenzentrum ein.

  2. Sie mieten Server in einem externen Rechenzentrum an.

Lokal installierte On-Premise ERP-Lösungen bieten Betrieben grundsätzlich die Chance, ihre Business-Software an die speziellen Anforderungen ihrer Firma anzupassen, sodass diese optimal zu ihrem individuellen Einsatzbereich passt. Auch Erweiterungen am Programm können dadurch wesentlich einfacher und schneller durchgeführt werden.

Was ist eine Cloud-ERP-Software genau?

Das Gegenstück zu On-Premise-ERP bildet ein Modell namens Software-as-a-Service (SaaS). Unter dieser System-Variante versteht man grundsätzlich Enterprise-Resource-Planning-Software, welche ERP-Anbieter in der Cloud als eine Art Dienstleistung bereitstellen. Dementsprechend kümmert sich der entsprechende ERP-Hersteller um folgende Services:

Unternehmen, die auf ein Cloud-ERP setzen, haben über das Internet weltweit uneingeschränkten Zugriff auf ihre webbasierte Business-Anwendung. Dadurch ist unter anderem die mobile Nutzung von jedem internetfähigen Endgerät aus problemlos möglich. Online-ERP-Programme verfolgen hiermit das Ziel, Betriebe noch flexibler bei allen wichtigen Geschäftsprozessen zu unterstützen.

On-Premise-ERP vs. Cloud-ERP: Die Vorteile und Nachteile beider Modelle im Überblick

On-Premise-ERP
  • Nachdem Sie einmalig eine Lizenz erworben haben, gehört die Software Ihnen.

  • Volle Customizing-Möglichkeiten für individuelle Geschäftsprozesse und/oder die Integration in andere Lösungen.

  • Datensicherheit liegt in Ihrer eigenen Verantwortung.

  • Sie allein haben die komplette Kontrolle über Ihr On-Premise-ERP

  • Hohe Anfangsinvestitionen für den Aufbau einer eigenen IT-Infrastruktur.

  • Sie benötigen geschultes IT-Fachpersonal.

  • Sie allein sind für Inbetriebnahme, Wartung und Reparaturen zuständig.

  • Zusätzliche Kosten für Support, Backups, Schulungen und Updates können anfallen.

  • Die Verantwortung für Erfolge oder Fehlschläge des ERP-Systems liegt bei Ihnen.

  • Falls Ihre Software Probleme macht oder nicht mehr arbeitet, sind Sie in der Haftung.

Cloud-ERP
  • Niedrige Anfangsinvestition, weil keine eigene IT-Infrastruktur nötig ist.

  • Überschaubare und planbare Kosten, da alle Leistungen vom Betrieb bis zur Wartung in einer monatlichen Pauschale abgerechnet werden.

  • Kein eigenes IT-Fachpersonal nötig.

  • Speicherung sensibler Firmendaten in hochsicheren Rechenzentren.

  • Uneingeschränkter Zugriff von mobilen Endgeräten und somit auch von unterwegs.

  • Manchmal kann es zu Integrationsproblemen zwischen den einzelnen Modulen bzw. mit bestehenden Anwendungen im Unternehmen geben.

  • Sie können nur über das Internet auf Ihre Firmendaten zugreifen.

  • Auch in externen Rechenzentren kann eine Datensicherheit zu 100% niemals komplett garantiert werden.

  • Aufgrund der Neuartigkeit mobiler Anwendungen sind Cloud-ERP-Systeme im Hinblick auf mobile Datensicherheit noch fehleranfällig.

  • Keine Kontrolle über Updates, da diese meist automatisch vom Provider eingespielt werden.

  • Starke Abhängigkeit vom jeweiligen ERP-Anbieter.

Welche ERP-System-Variante ist für welche Zielgruppe am besten geeignet?

Ein On-Premise-ERP ist die richtige Business-Lösung für Sie, wenn folgende Kriterien auf Sie zutreffen:

Ein Cloud-ERP passt hingegen optimal zu Ihrem Betrieb, wenn Ihnen folgende Punkte wichtig sind:

Mit welchen Anschaffungskosten muss ich bei einem modernen ERP-System rechnen?

Sie möchten gerne wissen, wie hoch die ERP-System-Kosten für ein gutes Enterprise-Resource-Planning-Programm im Schnitt ausfallen? Um herauszufinden, mit welchem Preis Sie rechnen müssen, wenn Sie auf der Suche nach einem geeigneten ERP-System für Ihr Unternehmen sind, spielen eine ganze Reihe folgender Faktoren eine Rolle:

In der Regel hängen die ERP-Kosten für ein Enterprise-Resource-Planning-Programm zum größten Teil davon ab, wie hoch der Grad der Anpassungen ausfällt, welche an Ihrem System durchgeführt werden müssen, damit Ihre neue Business-Software alle firmeninternen Geschäftsprozesse optimal abdecken kann. Während für Dienstleistungsbetriebe in der Regel weniger komplexe Funktionalitäten ausreichend sind, benötigen produzierende Firmen hingegen oft umfangreiche System-Module, welche mit ihren täglichen Anforderungen optimal Schritt halten können und alle Produktionsschritte abbilden können. Aus diesen Gründen ist der Preis für ein ERP-Programm auch für jedes Unternehmen unterschiedlich, je nach dem, welcher Produktumfang benötigt wird.

Gibt es versteckte Kosten bei der Anschaffung einer ERP-Software?

Bei der Anschaffung von Enterprise-Resource-Planning-Software haben Betriebe oftmals nur die externen ERP-System-Kosten im Blick. Damit sind alle Ausgaben gemeint, welche mit der Anschaffung der Lizenzen sowie mit Customizing – also verschiedenen System-Anpassungen - in Zusammenhang stehen. Darüber hinaus fallen jedoch in der Regel ebenfalls interne ERP-Kosten an, welche Sie im Vorfeld genauso bei Ihrer Planung berücksichtigen müssen:

Weiterhin lassen viele Unternehmen meist auch die ERP-System-Kosten für folgende finanziellen Aufwendungen völlig außer Acht:

Diese Ausgaben werden häufig vergessen bzw. im Vorfeld nur selten richtig budgetiert. Allerdings sind sie ähnlich wie die externen ERP-Kosten nur schwer im Vorfeld kalkulierbar. In erster Linie hängen sie von der Komplexität des jeweiligen ERP-Projekts ab.

Gibt es auch kostenfreie ERP-Lösungen, die zu empfehlen sind?

Im Bereich Enterprise Resource Planning gewinnen ebenfalls sogenannte Open-Source ERP-Systeme zunehmend an Bedeutung. Unter Open-Source-Software (OSS) versteht man grundsätzlich freie bzw. offene Programm-Lösungen, für welche die entsprechenden Anbieter häufig keine Lizenzgebühren verlangen. Damit sind die Business-Lösungen sehr oft kostenlos nutzbar.

Open-Source-Software dürfen Sie allerdings nicht mit Freeware verwechseln. OSS-Systeme verfügen grundsätzlich über einen frei zugänglichen Quellcode, welcher beliebig veränderbar ist. In abgeänderter Form darf er außerdem weiterverbreitet werden. Freeware ist im Gegensatz dazu als urheberrechtlich geschützte ERP-Software zu verstehen, welche zwar frei und kostenlos verfügbar ist, allerdings keine Bearbeitungserlaubnis mit einschließt. Häufig fallen darunter lediglich ERP-Software-Demos. Für ERP-Customizing ist Freeware daher ungeeignet.

Open-Source ERP-Lösungen bieten grundsätzlich folgende Vorteile:

Insbesondere für Existenzgründer und Start-ups mit bescheideneren Anforderungen ist moderne Open-Source ERP-Software für den Anfang oft eine praktische und vor allem preisgünstige Alternative. Trotzdem können solche ERP-Systeme – auch im Jahr 2018 – langfristig nicht mit der Funktionalität kostenpflichtiger Enterprise-Resource-Planning-Programme mithalten. Für KMU und große Konzerne ist es daher meist die bessere Alternative, von vornherein auf eine moderne ERP-Software zu setzen, welche mit den individuellen Anforderungen ihres Unternehmens mitwachsen und Schritt halten kann.