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ERP kaufen: Wichtige Kriterien für die Auswahl einer passenden Lösung
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ERP-Software kaufen:
Was muss ich bei der Auswahl einer passenden Business-Lösung beachten?

Die Themen Geschwindigkeit, Reaktionsfähigkeit und Effizienz spielen für Unternehmen eine immer wichtigere Rolle, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Informationen, Daten und Ressourcen müssen heutzutage schnellstmöglich zur Verfügung stehen. Dies können Betriebe durch den Einsatz leistungsfähiger Hardware und intelligenter Business-Software erreichen.

Durch den wachsenden Anspruch in den letzten Jahren sind Programm-Anwendungen im Bereich Enterprise Resource Planning (ERP) immer mehr in den Vordergrund gerückt. Sie ermöglichen, alle wichtigen Geschäftsbereiche eines Unternehmens abzubilden und helfen der Geschäftsführung dabei, den umfassenden Überblick über vorhandene Ressourcen und Prozesse zu behalten. Da sie aus der heutigen Entscheidungspraxis kaum mehr wegzudenken sind, setzen immer mehr Firmen darauf, eine passende Unternehmenssoftware für den eigenen Betrieb zu kaufen.

Welche Gründe sprechen dafür, ein (neues) ERP-System zu kaufen?

Sobald Unternehmen erkennen, dass ihre IT-Infrastruktur nicht mehr mit den aktuellen Anforderungen und immer komplexeren Geschäftsprozessen mithalten kann, muss eine Lösung gefunden werden, die auch langfristig die Wettbewerbsfähigkeit sichern kann. Oftmals entscheiden sie sich dafür, ein neues ERP-System zu kaufen oder erstmalig eine entsprechende Lösung einzuführen. Nur so können Betriebe profitabel und effizient am Markt agieren. Oft sprechen zusätzlich noch weitere Gründe für den Kauf einer ERP-Software:

  • Zentrale Datenbank

  • Echtzeit-Datenspeicherung

  • Schneller Datenaustausch mit Kunden und Lieferanten

  • Produktives Arbeiten – auch in geografisch verteilten Teams

  • Vermeiden von Materialengpässen

  • Effiziente Produktionsplanung und -steuerung

  • Umfassende Lagerübersicht

  • Partizipation am internationalen Markt

Auch mit einer bereits vorhandenen ERP-Lösung gibt es viele gute Gründe, sich für den Umstieg auf eine andere Software zu entscheiden und ein neues bzw. anderes ERP-System zu kaufen:

  • Sie sind mit Funktionsumfang, Benutzeroberfläche oder Schnittstellen Ihres bisherigen ERP-Programms nicht zufrieden.

  • Die Technologien sind veraltet und behindern den wirtschaftlichen Erfolg Ihrer Firma.

  • Ihr System hält Ihren Anforderungen nicht stand und ist nicht in der Lage, mit Ihrem Business zu wachsen.

  • Das ERP-Programm unterstützt sie aufgrund fehlender Funktionen zur Planung und Analyse nicht optimal bei der Erreichung Ihrer Unternehmensziele.

Unter diesen Umständen ist es meist an der Zeit, eine neue, leistungsfähigere ERP-Software zu kaufen. Schließlich benötigen Sie in Ihrem Betrieb eine Business-Lösung, die einfach und bequem in der Bedienung ist, moderne Funktionen liefert, viele Schnittstellen bietet und Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft. Zudem sollte die Software in der Lage sein, sich den aktuellen Gegebenheiten anzupassen. Dies kann zum Beispiel durch die Bereitstellung unterschiedlicher Module geschehen, die sich abhängig von Ihrem Bedarf an- und abschalten lassen.

Welche Kriterien sind für die Kaufentscheidung wichtig?

Grundsätzlich können Sie sich bei der Auswahl Ihres neuen ERP-Systems an folgenden Kriterien orientieren:

  • Welche Funktionen bietet die Software an?

    Deckt die Software alle Anforderungen ab?

  • Passt die Lösung zum Unternehmen?

  • Eröffnet der Anbieter weitere Potenziale?

  • Kann sich das Programm zukünftigen Anforderungen anpassen?

  • Ist das Preis-/Leistungsverhältnis angemessen?

Wichtig ist, dass Sie Ihre Auswahl für ein geeignetes ERP-System sorgfältig treffen, damit es Ihnen langfristig einen Wettbewerbsvorteil verschafft und Ihr Unternehmen nicht von versteckten Kosten überrascht wird. Befassen Sie sich daher im Vorfeld eingehend mit dem Angebot und sprechen Sie auch mit Ihren Mitarbeitern. Oftmals bringen diese noch andere Sichtweisen und Anforderungen mit. So können Sie eine Vielfalt an Kriterien berücksichtigen und letztlich die richtige Wahl treffen.

Die Inhalte unseres ERP-Kaufratgebers im Überblick

Damit Sie ein ERP-System finden, das zu den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens passt, liefern wir Ihnen in diesem Ratgeber wichtige Informationen, die Sie bei Ihrer ERP-Kaufentscheidung unterstützen.

Sie erfahren beispielsweise, mit welchen ERP-Funktionen ein gutes Programm ausgestattet sein sollte und welche Software-Lösungen es aktuell auf dem Markt für verschiedene Zielgruppen gibt. Außerdem gehen wir darauf ein, welche Punkte Sie bei der ERP-Einführung – sowohl beim Neukauf als auch bei einem ERP-Wechsel – berücksichtigen sollten. Abschließend vergleichen wir On- Premise-ERP und Cloud-ERP und verraten Ihnen, welche Kosten Sie für ein modernes Programm einplanen müssen.

Die Informationen helfen Ihnen bei der Kaufentscheidung. So finden Sie ein ERP-System, das Sie in Ihrem Unternehmen gewinnbringend einsetzen können und den größtmöglichen Nutzen für Sie bietet.

ERP-Funktionen: Welche Module und Features sollte ein gutes ERP-System bieten?

Da ERP-Systeme stellen eine große Bandbreite verschiedener ERP-Funktionen zur Verfügung. Somit ist es möglich, Software-Lösungen zum Enterprise Resource Planning in den unterschiedlichsten Firmenbereichen einzusetzen.

Welche Module und Funktionen braucht ein gutes ERP?

Viele Anbieter von ERP-Systemen unterteilen ihre Software in einzelne Module. So ist es dem Hersteller möglich, die Programmpakete von ihrem Leistungsumfang her wesentlich besser an die jeweiligen individuellen Bedürfnisse und ERP-System Anforderungen anzupassen. Ein weiterer entscheidender Vorteil der Modularität: Lizenzkosten lassen sich ebenfalls flexibel auf die Anforderungen und das Budget des Unternehmens zurechtschneiden. So bezahlen Sie immer nur für die Module und ERP-Funktionen, welche Sie tatsächlich benötigen. Anpassungen des Leistungsumfangs sind in der Regel bei fast allen bekannten ERP-Systemen jederzeit möglich.

Die wichtigsten Kern-Module von ERP

Je nach Branche und Betriebsgröße können sich ERP-Module unterscheiden. Dennoch ist bei den meisten ERP-Anbietern ein gewisser Basis-Leistungsumfang üblich. Jedes gute ERP-System sollte grundsätzlich entsprechende Module für die folgenden vier Kernbereiche umfassen:

Icon Produktion
Produktion
Materialbedarfsplanung, Kapazitätswirtschaft, Produktionsprogramm-Planung, Betriebsdatenerfassung etc.
Icon Lager
Lager und Logistik
Einkauf/Disposition, Materialwirtschaft etc.
Icon Finanz - und Rechnungswesen
Finanz- und Rechnungswesen
Bilanz und GuV, Fakturierung, offene Posten etc.
Icon Personalwesen
Personalwesen
Lohn- und Gehaltsabrechnung, Fehlzeitenverwaltung, Karriereplanung etc.

Die Basis-Module des ERP-Systems sollten in jedem Fall mit bereichsübergreifenden ERP-Funktionen ausgestattet sein, um alle Geschäftsprozesse möglichst effizient planen, steuern und kontrollieren zu können. Hierfür besitzen die Lösungen in der Regel eine zentrale Datenbank, über welche die einzelnen Funktionen miteinander verknüpft sind. Eine effiziente Prozessplanung ist somit über alle Ebenen und Abteilungen im Unternehmen hinweg sichergestellt – unabhängig davon, ob Sie ERP-Software zur Bilanzierung, Warenwirtschaft oder im Management einsetzen.

Weitere ERP-Funktionen, die häufig zur Auswahl stehen

Bei den meisten ERP Herstellern können Sie nach Bedarf Zusatz-Module mit weiteren modernen ERP-Funktionen wählen:

Icon Projektmanagement
Projektmanagement
Ressourcenplanung, Reportings, automatisches Berichtswesen etc.
Icon E-Commerce
E-Commerce
Shop-Anbindungen und Schnittstellen, Transaktionen etc.
Icon Marketing
Marketing
Zielgruppenauswahl, Durchführung von Kampagnen etc.
Icon Customer Relationship Management
Customer Relationship Management (CRM)
Kontakt- und Kundenverwaltung, Kundenbeziehungsmanagement, etc.
Icon Vertrieb
Vertrieb
Verkaufsprozessanalyse, Budget- und Umsatzanalyse etc.
Icon Controlling
Controlling
Überwachung, Aufbereitung und Analyse von Daten, Ursachenforschung etc.

Praktische Zusatzfeatures

Darüber hinaus gibt es einige bereichsübergreifende ERP-Funktionen, die sich keinem speziellen Geschäftsbereich zuordnen lassen. Diese unterstützen den Geschäftsbetrieb auf einer universellen Ebene:

  • Dokumenten- und Workflowmanagement

  • Archivierung und Datenbankverwaltung

  • Berichtwesen und Data Warehouse

Diese Zusatzfunktionen gestalten weitere Prozesse effizient: Daten, Dokumente und weitere Informationen lassen sich zentral sammeln und langfristig speichern. So vermeiden Sie redundante Datenerfassungen und ermöglichen aussagekräftige Analysen betrieblicher Kennzahlen.

Achtung: Bedenken Sie, dass zusätzliche Funktionen auch Pflege, Zusatzkosten und Einarbeitung bedeuten. Sie sollten daher den Nutzen dieser Zusatzfunktionen unbedingt vorher abwägen.

Welche Vorteile bietet ein modernes ERP?

Ein gutes ERP sorgt dank vieler effizienter Module und ERP-Funktionen dafür, dass Sie jederzeit einen optimalen Überblick über sämtliche Geschäftsprozesse und die aktuelle Entwicklung Ihrer Firma haben. Durch ein komfortables Dashboard oder Cockpit des Programms sehen Sie auf einen Blick alle Kennzahlen und können bei Bedarf auch tiefer in die Ebenen des Produktes einsteigen. Außerdem kann ein ERP-System die Produktivität und Effizienz innerhalb Ihres Betriebs um ein Vielfaches steigern, da Prozesse vereinheitlicht und automatisiert werden. Somit profitieren Sie von folgenden ERP-Vorteilen:

  • Hohe Automatisierung

  • Verbesserte Datenqualität

  • Optimierter Informationsfluss

  • Kürzere Bearbeitungszeiten

  • Verringerte Durchlaufzeiten

  • Produktive, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

  • Zeit- und Kostenersparnis

Ein modernes und aktuelles ERP-System liefert der Geschäftsleitung und den Mitarbeitern viele innovative Werkzeuge und Lösungen für eine langfristig gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit.

Gründe von Unternehmen für die Einführung eines ERP-Systems

Diagramm: Gründe von Unternehmen für die Einführung eines ERP-Systems

ERP-Systeme in der Übersicht: Welche empfehlenswerten Programme gibt es auf dem Markt?

ERP-Systeme sind längst nicht mehr allein auf Anforderungen von Großunternehmen zugeschnitten. Mittlerweile ist die Anzahl der Hersteller und Anbieter für betriebliche Software stark gewachsen. Dementsprechend unterscheiden sich die auf dem Markt erhältlichen Unternehmenssoftware-Lösungen inklusive ihrer ERP-Funktionen auch im Hinblick auf Art, Leistung und Umfang. So finden auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) das passende ERP-Programm für ihre Anforderungen.

Der ERP-Markt für große Unternehmen und Konzerne wird von wenigen großen Herstellern mit langjähriger Erfahrung dominiert:

  • SAP

  • Microsoft

  • Oracle

Mittelständische Betriebe hingegen können sich bereits über eine wesentlich breitere Auswahl an System-Anbietern freuen. Dazu gehören unter anderem:

  • SAGE

  • IBM

  • IFS

  • Infor

Immer mehr an Bedeutung gewinnen außerdem Cloud-ERP-Lösungen wie beispielsweise:

  • Scopevisio

  • weclapp

  • myfactory

Webbasierte Systeme eignen sich ideal für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), da diese meist einen überschaubaren Leistungsumfang mitbringen und somit übersichtlich bleiben. Funktionen, die nur in großen Unternehmen benötigt werden, sind bei den  Standardausführungen der meisten Software-Anbieter gar nicht erst enthalten. Zudem ermöglicht die Cloud-Lösung auch die Arbeit von unterwegs.

Was muss bei der ERP-Einführung bzw. bei einem ERP-Wechsel berücksichtigt werden?

Unabhängig von der Größe, verfolgen Unternehmen mit der Implementierung eines neuen ERP-Systems folgendes Hauptziel: Sie wollen alle Unternehmensressourcen von einer zentralen Datenbank aus managen, um wichtige Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Damit die ERP-Einführung in einem Unternehmen zum gewünschten Erfolg führt, gilt es das Vorhaben gut vorzubereiten und alle Ziele möglichst genau zu definieren. Zudem sollte man sich ausreichend Zeit für die Einführung eines ERP-Systems nehmen, da auch Mitarbeiter im Umgang mit dem Programm geschult werden müssen.

Module eines ERP-Systems

Checkliste für die ERP-Implementierung: Diese Punkte sollten Sie berücksichtigen

Sie haben sich dazu entschieden, erstmalig in Ihrem Unternehmen eine ERP-Lösung einzuführen? Dann sollten Sie zunächst ein Lastenheft erstellen. Dieses ist eine wichtige Voraussetzung für die erfolgreiche ERP-Einführung und bildet die Basis für Ihr weiteres Vorgehen. Unter einem Lastenheft versteht man eine Art Anforderungsliste, die Sie an ein neues ERP-System haben. Definieren Sie darin zum Beispiel, welche Bereiche die Business-Software in Ihrem Betrieb abdecken muss und was Sie damit erreichen wollen. Sie haben die Möglichkeit, Ihr Lastenheft beispielsweise in Form einer Excel-Liste anzulegen. Anschließend können Sie sich an der folgenden Vorgehensweise orientieren:

  1. Anbieter suchen 
    Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Programme es auf dem ERP-Markt gibt. Ziehen Sie Lösungen in die engere Auswahl, die den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht werden. Die Software sollte Ihre Bedürfnisse funktional abdecken und sich flexibel an zukünftige Gegebenheiten anpassen können. Ein wichtiges Indiz für den passenden Anbieter sind außerdem mögliche bekannte Referenzkunden und ein angemessenes Preis-/Leistungsverhältnis.

  2. Pflichtenheft erstellen 
    Erstellen Sie auf Grundlage Ihres Lastenhefts ein Pflichtenheft. Dieses konkrete Einsatzkonzept nutzen Sie ab sofort für Anfragen bei potenziellenSystem-Anbietern. Definieren Sie darin unter anderem, welche Mitarbeiter nach der ERP-Einführung mit welchen IT-Funktionen arbeiten werden. Das Pflichtenheft bildet die Basis für die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und dem Provider bzw. Anbieter. Weiterhin hilft es Ihnen im Vorfeld bei der Kostenkalkulation.

  3. Testsystem aufsetzen 
    Bevor Sie ein ERP-System kaufen, sollten Sie sich von Ihrem Anbieter demonstrieren lassen, wie die technische Umsetzung einzelner Prozessschritte nach der ERP-Einführung im Detail funktioniert. Hierfür kann meist auch ein Testsystem aufgesetzt werden. Idealerweise sollten alle Tests direkt mit Echtdaten durchgeführt werden. So können sich Ihre Mitarbeiter bereits im Vorfeld mit dem Programm vertraut machen. Zudem entsteht eine realistische Arbeitsumgebung, die eventuelle Fragen aufdeckt und direkt mit dem Anbieter des Systems besprochen werden können.

  4. Anpassungen realisieren 
    Während und nach der Testphase können Anpassungen vorgenommen und programmiert werden, bevor die finale ERP-Implementierung in Ihrem Unternehmen erfolgt. Das ist entweder in einem Zug oder alternativ auch schrittweise möglich. Die zweite Option bietet den Vorteil, dass jeder Programmier-Schritt überprüft wird und dadurch Feinjustierungen besser durchgeführt werden können.

  5. Alte IT-Landschaft ablösen 
    Häufig setzen Unternehmen – vor allem kleinere Firmen – unterschiedliche Anwendungen für die verschiedensten Zwecke ein. Machen Sie am besten eine Bestandsaufnahme der Software- und Hardware-Komponenten in Ihrem Betrieb, um eine genaue IT-Landkarte zu zeichnen. Das hilft Ihnen, unnötige Applikationen zu identifizieren und deren Funktion gegebenenfalls in Ihre neue ERP-Lösung zu integrieren. Auf diese Weise können Sie alle Daten in einer einheitlichen Datenbank speichern. So lösen Sie Ihre bestehende IT-Landschaft durch eine moderne ab.

  6. Schulungen organisieren 
    Es ist besonders wichtig, dass im Projektteam genügend Wissen und Know-how vorhanden ist, um die ERP-Einführung erfolgreich abzuwickeln. Deshalb sollten Sie sich darum kümmern, eventuelle Lücken mit Schulungen oder Weiterbildungen rechtzeitig zu schließen. So bauen Sie langfristig themenspezifisches Wissen in punkto ERP-Programme in Ihrer Firma auf.

Sobald Ihr System nach der Anpassungsphase rund läuft, ist die ERP-Einführung erfolgreich abgeschlossen und Ihr Unternehmen kann mit dem Echtbetrieb beginnen.

Was muss ich bei einem ERP-Wechsel beachten?

Sie wollen vom bestehenden ERP-System auf eine neue Lösung in Ihrem Betrieb umsteigen? Dann gibt es ebenfalls einige Punkte, auf die Sie beim ERP-Wechsel achten sollten:

  • Die Übernahme der Stamm- und Bewegungsdaten in das neue System spielt eine äußerst wichtige Rolle, damit Ihre neue ERP-Software auch weiterhin alle aktuellen Anforderungen erfüllen kann. Bilden Sie relevante Daten idealerweise bereits in der Testphase zumindest grob ab.

  • Berücksichtigen Sie bei einem ERP-Wechsel Punkte wie die Datenspeicherung, das Betriebsmodell und die Lizensierung – je nachdem, ob Sie Ihre neue Business-Software inhouse betreiben oder sie über das Internet als Software-as-a-Service Lösung (SaaS) beziehen wollen.

  • Dem Mobile Business kommt beim Enterprise Resource Planning eine immer größere Bedeutung zu. Ist Ihnen die mobile Einsatzfähigkeit wichtig, sollten Sie bei einem Wechsel auf ein neues ERP-System entsprechend beim Anbieter darauf achten.

Die obigen Punkte können sowohl bei der Einführung eines neuen ERP-Systems als auch bei einem ERP-Wechsel Teil Ihres Lastenheftes sein.

ERP-Projekt: Wie kann ich das Scheitern verhindern?

Man hört immer wieder von gescheiterten ERP-Projekten in Unternehmen. Meist liegt das nicht nur an einer mangelhaften Vorbereitung oder der Komplexität der Software. In erster Linie führen nicht-technische Gründe dazu, dass ERP-Einführungen und -Wechsel scheitern. Daher sollten Sie von vornherein mögliche Stolpersteine aus dem Weg räumen:

  • Planen Sie genügend Personal, Geld und Zeit für die ERP-Einführung ein und seien Sie realistisch.

  • Räumen Sie dem Projekt gegenüber dem Tagesgeschäft ausreichend Priorität ein.

  • Sorgen Sie dafür, dass sich das Management mit dem Projekt identifizieren kann.

  • Stellen Sie ein Projektteam auf, das über die nötige Kompetenz verfügt.

  • Lassen Sie das Projektteam umfassend von einem Experten für ERP Programme schulen.

Orientieren Sie sich an diesen Empfehlungen! So vermeiden Sie Fehler und räumen Probleme bei der ERP-Einführung von vornherein aus dem Weg.

Gibt es auch ERP-Software für Mac?

Auf dem Markt verbreiten sich seit einigen Jahren immer mehr ERP-Systeme in Form von SaaS-Lösungen bzw. Cloud-ERP Software. Die meisten webbasierten Anwendungen sind plattformunabhängig. Das bedeutet: Sie laufen nach der ERP-Einführung nicht nur als Business-Software auf Windows-Rechnern, sondern ebenfalls auf folgenden Geräten mit OS X Betriebssystem:

  • iMac

  • Macbook

  • Apple Mac

Dementsprechend können Sie die Programme problemlos als Business-Software für Apple Mac verwenden. Einige bekannte ERP-Programme sind zum Beispiel:

  • SAP Business One

  • SAGE X3

  • kameon ERP

Welche Anforderungen an ein ERP-System haben bestimmte Zielgruppen?

Mit Hilfe des richtigen ERP-Systems können Sie alle Aufgaben in Ihrem Betrieb einfacher, schneller und effizienter erledigen. Moderne Business-Software hilft nahezu allen Branchen dabei, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Doch welcher Software-Anbieter bzw. welche Lösung kommt am besten für Ihr Unternehmen in Frage?

Was muss ein modernes ERP-System in speziellen Branchen abdecken?

ERP-Software kommt vor allem in folgenden Branchen und Industriezweigen zum Einsatz:

Icon Verarbeitendes Gewerbe
VERARBEITENDES
GEWERBE
Icon Baugewerbe
BAUGEWERBE
Icon Handel
Handel
Icon Maschinen - und Anlagenbau
Maschinen- und
Anlagenbau
Icon Energie
Energie
Icon Wasserversorgung
Wasserversorgung
Icon öffentliche Verwaltung
Öffentliche
Verwaltung
Icon Gesundheits- und Sozialwesen
Gesundheits- und
Sozialwesen
Icon Land- und Forstwirtschaft
Land- und
Forstwirtschaft
Icon Kreditgewerbe
Kreditgewerbe
Icon Versicherungsgewerbe
Versicherungsgewerbe
Icon Gastgewerbe
Gastgewerbe

Allerdings gibt es im Hinblick auf die Abläufe der Geschäftsprozesse von Unternehmen meist große branchenspezifische Unterschiede. Jede Firma hat daher andere Anforderungen an ein ERP-System. Beispielsweise sind die Abläufe eines Handwerksbetriebs komplett anders als bei einem Service-Dienstleister aus dem Bereich E-Commerce. Aktuelle ERP-Software muss sich den individuellen Bedürfnissen von Firmen aus unterschiedlichen Wirtschaftszweigen perfekt anpassen. Im Folgenden beleuchten wir am Beispiel von vier speziellen Wirtschaftszweigen, welche Relevanz der Einsatz eines leistungsfähigen ERP-Systems im Detail haben kann:

ERP-Software für Handwerksbetriebe
ERP-Software für
Handwerksbetriebe
ERP-Software für den Handel
ERP-Software für
den Handel
ERP-Software für Ecommerce
ERP-Software für
Ecommerce
ERP-Software für die Lebensmittelindustrie
ERP-Software für
die Lebensmittelindustrie

Um die bestmögliche Branchenabdeckung in Ihrer Firma zu erreichen, können Sie zu einer speziellen Branchenlösung greifen. Es handelt sich hierbei um besondere Programm-Erweiterungen, welche viele ERP-Anbieter neben der regulären Standardsoftware aus ihrem Sortiment anbieten. Seriöse Partner-Unternehmen mit fundierten Branchen-Kenntnissen kümmern sich um die Entwicklung von maßgeschneiderten Lösungen. Mit einer speziellen Branchensoftware stellen Sie sicher, dass sich Ihr ERP-System optimal an die Anforderungen Ihres Wirtschaftszweiges anpassen lässt.

Wer profitiert tendenziell am meisten vom Einsatz eines ERP-Systems – kleine, mittlere oder große Unternehmen?

In der Vergangenheit war der Einsatz von ERP-Systemen zum Großteil in Großunternehmen und Konzernen verbreitet. Heute verwenden immer mehr kleine und mittlere Unternehmen (KMU) moderne ERP-Lösungen. Mit der Investition in eine leistungsfähige ERP-Software profitieren KMU von denselben Vorteilen wie große Betriebe. Auch der Mittelstand steht aufgrund des immer stärker werdenden Konkurrenzdrucks vor großen Herausforderungen. Der stark umkämpfte Markt verlangt von mittelständischen Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren und flexibel auf neue Anforderungen zu reagieren. Aus diesen Gründen konnten sich ERP-Lösungen verschiedenster Software-Hersteller auch im Mittelstand verstärkt etablieren. Passgenaue ERP-Systeme eröffnen KMU neue Chancen auf dem Markt und helfen ihnen, ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu steigern.

ERP-Software eignet sich aber nicht nur für den Mittelstand. Die vielseitigen Lösungen können auch für Kleinbetriebe eine optimale Unterstützung bei ihren täglichen Aufgaben darstellen. Das liegt hauptsächlich an ihrem modularen Aufbau und der Skalierbarkeit. Für kleine und Kleinstunternehmen hat die Verwendung moderner ERP-Systeme in den vergangenen Jahren daher ebenfalls zunehmend an Bedeutung gewonnen. Neben Kleinunternehmen profitieren außerdem schnell wachsende Firmen wie beispielsweise Startups vom Einsatz eines ERP-Systems. Mit Hilfe einer aktuellen Enterprise-Resource-Planning-Software machen sie sich neue Technologien zunutze, die sie dabei unterstützen, ihre Strukturen zu modernisieren und mit den aktuellen Markt-Anforderungen Schritt zu halten.

On-Premise-ERP vs. Cloud-ERP: Welche Lösung ist besser für mein Unternehmen geeignet?

Grundsätzlich sind sowohl On-Premise als auch Cloud ERP-Systeme dazu in der Lage, die Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu automatisieren und bestmöglich abzudecken. Jedoch zeichnen sich die System-Modelle durch verschiedene Vor- und Nachteile aus. Betriebe sollten deshalb idealerweise im Vorfeld abwägen, worauf es ihnen bei ihrer Business-Software in erster Linie ankommt und die Anforderungen ans ERP-System frühzeitig definieren. Wir helfen Ihnen dabei herauszufinden, ob ein Cloud-ERP System oder ein On-Premise-System besser zu den individuellen Anforderungen Ihrer Firma passt.

Was sind On-Premise ERP-Systeme?

Unter dem Begriff On-Premise-ERP versteht man grundsätzlich Enterprise-Resource-Planning-Lösungen, denen ein spezielles Lizenz- und Nutzungsmodell auf Server-Basis zugrunde liegt:

  • Die Installation Ihres ERP-Programms erfolgt lokal auf den Firmen-Rechnern Ihres Unternehmens.

  • Sie müssen On-Premise ERP-Software auf eigener Hardware betreiben.

  • Das komplette System liegt auf dem firmeninternen Server Ihres Betriebs.

Um ein On-Premise-ERP in Ihrem Unternehmen zu betreiben, haben Sie demnach zwei Möglichkeiten:

  1. Sie richten ein eigenes Rechenzentrum in Ihrem Unternehmen ein.

  2. Sie mieten Server in einem externen Rechenzentrum an.

Lokal installierte On-Premise ERP-Lösungen bieten Betrieben grundsätzlich die Chance, ihre Business-Software an die speziellen Anforderungen ihrer Firma anzupassen, sodass diese optimal zu ihrem individuellen Einsatzbereich passt. Auch Erweiterungen am Programm können dadurch wesentlich einfacher und schneller durchgeführt werden.

Was ist eine Cloud-ERP-Software genau?

Das Gegenstück zu On-Premise-ERP bildet ein Modell namens Software-as-a-Service (SaaS). Unter dieser System-Variante versteht man grundsätzlich Enterprise-Resource-Planning-Software, welche ERP-Anbieter in der Cloud als eine Art Dienstleistung bereitstellen. Dementsprechend kümmert sich der jeweilige ERP-Hersteller um folgende Services:

  • Sie beziehen Ihre ERP-Software als Dienstleistung zur Miete.

  • Hardware, welche für die Inbetriebnahme eines Cloud-ERP notwendig ist, bekommen Sie vom Provider gestellt.

  • Wartung und Betriebsverantwortung liegen in der Verantwortung des Anbieters.

Unternehmen, die auf ein Cloud-ERP setzen, haben über das Internet weltweit uneingeschränkten Zugriff auf die Software und somit auf ihre webbasierte Business-Anwendung. Dadurch ist unter anderem die mobile Nutzung von jedem internetfähigen Endgerät aus problemlos möglich. Online-ERP-Programme verfolgen hiermit das Ziel, Betriebe noch flexibler bei sämtlichen Anforderungen und allen wichtigen Geschäftsprozessen zu unterstützen.

On-Premise-ERP vs. Cloud-ERP: Die Vorteile und Nachteile beider Modelle im Überblick

On-Premise-ERP
  • Nachdem Sie einmalig eine Lizenz erworben haben, gehört die Software Ihnen.

  • Volle Customizing-Möglichkeiten für individuelle Geschäftsprozesse und/oder die Integration in andere Lösungen.

  • Datensicherheit liegt in Ihrer eigenen Verantwortung.

  • Sie allein haben die komplette Kontrolle über Ihr On-Premise-ERP

  • Hohe Anfangsinvestitionen für den Aufbau einer eigenen IT-Infrastruktur.

  • Sie benötigen geschultes IT-Fachpersonal.

  • Sie allein sind für Inbetriebnahme, Wartung und Reparaturen zuständig.

  • Zusätzliche Kosten können für Support, Backups, Schulungen und Updates anfallen.

  • Die Verantwortung für Erfolge oder Fehlschläge des ERP-Systems liegt bei Ihnen und nicht beim Anbieter.

  • Falls Ihre Software Probleme macht oder nicht mehr funktioniert, sind Sie in der Haftung.

Cloud-ERP
  • Niedrige Anfangsinvestition, weil Sie keine eigene IT-Infrastruktur benötigen.

  • Überschaubare und planbare Kosten, da alle Leistungen vom Betrieb bis zur Wartung in einer monatlichen Pauschale vom Anbieter abgerechnet werden.

  • Kein eigenes IT-Fachpersonal nötig.

  • Speicherung sensibler Firmendaten in hochsicheren Rechenzentren.

  • Uneingeschränkter Zugriff auf die Software über mobile Endgeräte und somit auch von unterwegs.

  • Manchmal kann es zu Integrationsproblemen zwischen den einzelnen Modulen bzw. mit bestehenden Anwendungen im Unternehmen kommen.

  • Sie können nur über das Internet auf Ihre Firmendaten zugreifen.

  • Auch in externen Rechenzentren kann eine 100%ige Datensicherheit nicht garantiert werden.

  • Keine Kontrolle über Updates, da diese meist automatisch vom Provider eingespielt werden.

  • Starke Abhängigkeit vom jeweiligen ERP-Anbieter.

Welche ERP-System-Variante ist für welche Zielgruppe am besten geeignet?

Ein On-Premise-ERP ist die richtige Business-Lösung für Sie, wenn folgende Kriterien auf Sie zutreffen:

  • Sie möchten unabhängig von einem externen ERP-Provider sein.

  • Sie betreiben in Ihrem Unternehmen eigene oder gemietete Hardware (Server, Rechenzentrum etc.).

  • In Ihrer Firma arbeitet geschultes IT-Fachpersonal, welches Sie mit der Inbetriebnahme und Wartung Ihres On-Premise-ERP betrauen können.

  • Sie möchten Ihre Business-Software in Zukunft gerne selbst administrieren und Anpassungen an der IT-Infrastruktur vornehmen.

  • Sie nehmen die Sicherung sensibler Firmen- und Kundendaten am liebsten selbst in die Hand.

  • Aufgrund strenger Lieferantenvereinbarungen oder anderen Regulationen sind Sie dazu verpflichtet, in Ihrem Unternehmen ein On-Premise-ERP zu verwenden.

  • Am besten eignet sich dieses System-Modell für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie für größere Betriebe, welche über die nötigen finanziellen Mittel zur Realisierung eines On-Premise ERP-Projekts verfügen.

Ein Cloud-ERP passt hingegen optimal zu Ihrem Betrieb, wenn Ihnen folgende Punkte wichtig sind:

  • Sie möchten Ihre IT-Abteilung auslagern, um dadurch den Aufwand und die Betriebskosten in Ihrer Firma auf ein Minimum zu reduzieren.

  • Sie möchten auf alle relevanten Unternehmensdaten sowie wichtige Informationen orts- und zeitunabhängig zugreifen können.

  • Auf langwierige Software-Installationen, Wartungsarbeiten und Co. wollen Sie lieber verzichten.

  • Ihnen stehen nicht die nötigen finanziellen Mittel zur Verfügung, um eine eigene IT-Infrastruktur für die Inbetriebnahme eines ERP-Systems auszubauen.

  • Sie möchten kein zusätzliches Geld für Datensicherung, Updates, Reparaturen oder Backups ausgeben.

  • Ein Cloud-ERP-System kommt vorrangig für Start-ups und KMU in Frage, die ihre Kosten gerne überschaubar sowie planbar halten und von einem hohen Maß an Flexibilität profitieren wollen.

Mit welchen Anschaffungskosten muss ich bei einem modernen ERP-System rechnen?

Möchten Sie wissen, wie hoch die ERP-Kosten für ein gutes Enterprise-Resource-Planning-Programm im Schnitt ausfallen? Um herauszufinden, mit welchem Preis Sie rechnen müssen, spielen folgende Faktoren eine Rolle:

  • Wie komplex sind die Geschäftsprozesse in Ihrem Betrieb?

  • Wie groß ist Ihr Unternehmen?

  • Wie viele Mitarbeiter sollen in Zukunft mit der ERP-Software arbeiten?

  • Welche Module und Funktionen soll das ERP-Programm abdecken?

  • Wünschen Sie ein On-Premise-Lösung oder eine Cloud-ERP?

  • Wie viele Anpassungen müssen ggf. an Ihrem ERP-System vorgenommen werden?

In der Regel hängen die ERP-Kosten für ein Enterprise-Resource-Planning-Programm zum größten Teil davon ab, wie hoch der Grad der Anpassungen ist, die an Ihrem System durchgeführt werden müssen. Denn nur so kann Ihre neue Business-Software alle firmeninternen Geschäftsprozesse optimal abdecken. Für Dienstleistungsbetriebe reichen in der Regel weniger komplexe Funktionalitäten aus. Anders sieht es bei produzierenden Firmen und Handelsunternehmen aus. Diese benötigen oft umfangreiche System-Module, welche mit ihren täglichen Anforderungen optimal Schritt halten können und alle Produktionsschritte bzw. Prozesse abbilden können. Aus diesen Gründen ist der Preis für ein ERP-Programm für jedes Unternehmen unterschiedlich.

ERP-System Kosten – Das kostet eine Enterprise-Resource-Lösung

Mit welchen ERP-Kosten muss ein mittelständisches Unternehmen rechnen? Um Ihnen einen ersten Eindruck zu geben, mit welchen Kosten Sie im Schnitt für ein ERP-System rechnen müssen, haben wir Ihnen hier Preisspannen zusammengestellt.

Kostenart
Für was?
Preis
Anteil Gesamtkosten in %
Hauptkosten
User-Anzahl, Software, Module
2.000 - 5.000 € pro Lizenz
---
Einführungskosten
Installation Standardsoftware, Customizing
12.000 - 60.000 €
12 %
Interne Kosten
Schulungen für Key-User, Projektteams, interne Hardware
35.000 - 175.000 €
35 %
Externe Kosten
Externe Hardware, User-Lizenzen für Datenbankserver, Datenmigration, spezifische Anpassungen, externe Dienstleistungen
43.000 - 215.000 €
43 %
Begleitende Kosten
Support, Wartung
10.000 - 50.000 €
10%
Gesamtkosten
100.000 - 500.000 € + Lizenzen

Hauptkosten: Für User-Anzahl, Software, Module | Preis: 2.000 - 5.000 € pro Lizenz

Einführungskosten: Für Installation Standardsoftware, Customizing | Preis: 12.000 - 60.000 € | 12 % der Gesamtkosten

Interne Kosten: Für Schulungen für Key-User, Projektteams, interne Hardware | Preis: 35.000 - 175.000 € | 35 % der Gesamtkosten

Externe Kosten: Für Externe Hardware, User-Lizenzen für Datenbankserver, Datenmigration, spezifische Anpassungen, externe Dienstleistungen | Preis: 43.000 - 215.000 € | 43 % der Gesamtkosten

Begleitende Kosten: Für Support, Wartung | Preis: 10.000 - 50.000 € | 10 % der Gesamtkosten

Gesamtkosten: 100.000 - 500.000 € + Lizenzen

Die oben genannten Preise sind nur als ungefähre Angaben zu verstehen und nicht verbindlich. Exakte Aussagen über Einzel- oder Gesamtkosten für die Anschaffung und Nutzung einer ERP-Lösung können kaum getroffen werden, da diese von vielen individuellen Punkten abhängig sind. So spielt zum Beispiel der Umfang der Module oder auch die Anzahl an benötigten Lizenzen und Schnittstellen eine entscheidende Rolle bei der Kalkulation sämtlicher anfallender ERP-Kosten. Selbst Ihr ERP-Berater wird Ihnen nur eine grobe Kostenstruktur und keinen konkreten Budgetrahmen nennen können.

Gibt es versteckte Kosten bei der Anschaffung einer ERP-Software?

Bei der Anschaffung einer Enterprise-Resource-Planning-Software haben Betriebe oftmals nur die externen ERP-System-Kosten im Blick. Damit sind alle Ausgaben gemeint, welche mit der Anschaffung der Lizenzen sowie mit Customizing – also verschiedenen System-Anpassungen – in Zusammenhang stehen. Darüber hinaus fallen jedoch in der Regel ebenfalls interne ERP-Kosten an, welche Sie im Vorfeld genauso bei Ihrer Planung berücksichtigen müssen:

  • Erforderliche Hardware-Komponenten

  • Notwendige Datenbank-Lizenzen

  • Ggf. Leistungen eines ERP-Beraters

Weiterhin lassen viele Unternehmen meist auch die ERP-System-Kosten für folgende finanziellen Aufwendungen völlig außer Acht:

  • Migration der Firmendaten

  • Aufstellung eines Projektteams

  • Schulungen der Mitarbeiter

Diese Ausgaben werden häufig vergessen bzw. im Vorfeld nur selten richtig budgetiert. Allerdings sind sie ähnlich wie die externen ERP-Kosten nur schwer im Vorfeld kalkulierbar. In erster Linie hängen sie von der Komplexität des jeweiligen ERP-Projekts ab.

Gibt es auch kostenfreie ERP-Lösungen, die zu empfehlen sind?

Im Bereich Enterprise Resource Planning gewinnen ebenfalls sogenannte Open-Source ERP-Systeme zunehmend an Bedeutung. Unter Open-Source-Software (OSS) versteht man grundsätzlich freie bzw. offene Programm-Lösungen, für welche die entsprechenden Anbieter häufig keine Lizenzgebühren verlangen. Damit sind diese Business-Lösungen sehr oft kostenlos nutzbar.

Open-Source-Software dürfen Sie allerdings nicht mit Freeware verwechseln. OSS-Systeme verfügen grundsätzlich über einen frei zugänglichen Quellcode, welcher beliebig veränderbar ist. In abgeänderter Form darf er außerdem weiterverbreitet werden. Freeware ist im Gegensatz dazu als urheberrechtlich geschützte ERP-Software zu verstehen, welche zwar frei und kostenlos verfügbar ist, allerdings keine Bearbeitungserlaubnis einschließt. Häufig fallen darunter lediglich ERP-Software-Demos. Für ERP-Customizing ist Freeware daher ungeeignet.

Open-Source ERP-Lösungen bieten grundsätzlich folgende Vorteile:

  • Die Nutzung ist unbegrenzt.

  • Der Quellcode und damit das ERP-System können jederzeit an die Unternehmensprozesse angepasst und skaliert werden.

  • Beliebig viele Mitarbeiter können das Programm nutzen.

  • Es besteht keine Gefahr von Lizenzverstößen.

Insbesondere für Existenzgründer und Start-ups mit bescheideneren Anforderungen ist moderne Open-Source ERP-Software für den Anfang oft eine praktische und vor allem preisgünstige Alternative. Trotzdem können solche ERP-Systeme – selbst in unserer heutigen modernen Zeit – langfristig nicht mit der Funktionalität kostenpflichtiger Enterprise-Resource-Planning-Programme mithalten. Für KMU und große Konzerne ist es daher meist die bessere Alternative, von vornherein auf eine moderne ERP-Software zu setzen, welche mit den individuellen Anforderungen ihres Unternehmens mitwachsen kann.

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